Watt Rotterdam

Alle events in Rotterdam

Tips voor het organiseren van een event

Posted by on jun 27, 2013

Wil jij zelf een event in Rotterdam organiseren? Dan geven we je alvast een aantal handige tips!

Evenementen zoals popconcerten, beurzen, congressen, feesten of tentoonstellingen zijn heel leuk, maar ook spannend, zeker als je het gaat organiseren. Want je moet aan heel veel denken om alles op rolletjes te laten verlopen; een geschikte lokatie, genoeg tafels en stoelen of mooie stands, goede catering en sanitair, de juiste ict-toepassingen, en wat dacht je van personeel, pr, transport en eventueel beveiliging? De organisatie van een evenement is complex en gaat om timing en details. Een goed draaiboek is absoluut noodzakelijk.

Het draaiboek

Wil je een perfect verlopen evenement dan kun je niets aan het toeval overlaten. In een draaiboek staat beschreven wie waar wanneer wat doet en wie er verantwoordelijk is voor een bepaald onderdeel. Alle afspraken staan in volgorde en zijn per faciliteit geordend, met de nodige lijsten van feiten, betrokken mensen met telefoonnummers, hun functie, briefings en contracten, om op elk moment dat het nodig is op terug te kunnen vallen. Iets vergeten te vermelden in het draaiboek betekent ter plekke een oplossing bedenken en onder druk is dat geen best idee. Het maken van een goed en compleet draaiboek is dus van groot belang. Op Draaiboek.net vind je onder andere een handige checklist voor evenementen die je kunt gebruiken.

Uitbesteden

Je kunt ervoor kiezen om de organisatie van het evenement over te laten aan derden. Ook dan is een draaiboek nodig, zodat je, als je in Ahoy staat, de koerier in Rotterdam kunt bellen die niet komt opdagen met de beloofde bloemen of als je een congres houdt in de RAI hoe je de man van audiovisuele middelen kunt bereiken omdat de beamer niet werkt. Grote bedrijven als Ahoy en de RAI hebben door hun lange ervaring met grote evenementen een aantal eigen diensten in hun netwerk die betrouwbare faciliteiten kunnen leveren. Maar ook kleine bureaus leveren deze diensten.

En vergeet natuurlijk niet om Watt-Rotterdam.nl te informeren over het event wat je gaat organiseren!